Digitale Auftragserfassung für Mitarbeiter

digitale Auftragserfassung für Mitarbeiter

Aufträge digital per Smartphone App erfassen

Oft müssen mobile Mitarbeiter mehrere Kunden pro Tag besuchen und dort Aufträge erledigen.
Die im Auftrag durchgeführten Tätigkeiten, gelieferten Waren, verbrauchten Materialien und aufgewendete Arbeitszeit muss der Mitarbeiter dabei erfassen und dokumentieren. Falsche oder fehlende Angaben auf dem Auftragszettel führen dann oft zu Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Streitigkeiten mit dem Auftraggeber.
Mit unserer Business App für die Auftragserfassung realisieren Mitarbeiter die lückenlose digitale Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen mit dem Smartphone oder Tablet und der Business App. Das Ausfüllen von Auftragszetteln in Papierform kann komplett entfallen.
Papierkram ade !

Wir programmieren ihre Business App für die Auftragserfassung nach ihren Vorgaben

Der Mitarbeiter kann den Kunden im Menü der App auswählen oder ganz einfach vor Ort identifizieren.
Die Identifikation des Kunden erfolgt automatisch durch die GPS Koordinate der Kundenadresse (Geofence) oder manuell an einem vor Ort angebrachten kleinen NFC-Button (Aufkleber), welcher einfach mit dem Smartphone gescannt wird. Bestehende Kundennummern, Auftragsnummern, QR- oder Barcodes die im Auftrag hinterlegt sind, können ebenfalls eingegeben oder gescannt werden. Handelt es sich um einen Neukunden, kann der Mitarbeiter diesen auch gleich mit allen Stammdaten in der App neu anlegen und abspeichern.
Neue Aufträge für den nächsten Tag oder die kommende Woche werden vom Webportal einfach als Tourenliste an das Smartphone des Mitarbeiters gesendet. Die Aufträge die beim Kunden zu erledigen sind, wählt der Mitarbeiter in der App aus und arbeitet diese ab.
Die Auftragserfassung App funktioniert dabei online und offline.
Die App prüft dabei auch die Plausibilität und Vollständigkeit der Eingaben im digitalen Auftragsformular, damit nichts vergessen wird und keine Fehler bei der Dateneingabe und Auftragserfassung entstehen. Individuelle Bemerkungen zum Auftrag kann der Mitarbeiter in der App in einem Freitextfeld eingeben. Zum Abschluss kann der Mitarbeiter noch ein paar Fotos oder ein Video zur Dokumentation des Auftrages machen und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone erfassen.
Mit dem Absenden des fertig erfassten Auftrages wird auch der Zeitstempel und die GPS Position vom Smartphone oder Tablet an die cloudbasierte Datenbank übertragen. Im Webportal können Sie live verfolgen welche Aufträge ihr Mitarbeiter aktuell abgearbeitet hat. Die digital erfassten und übermittelten Auftragsdaten können Sie sofort kontrollieren, auswerten und ohne weiteren Zeitverzug in ihrer EDV abrechnen.


App Beipiel für digitale Auftragserfassung

digitale Auftragserfassung für Betriebe und Unternehmen
digitale Auftragserfassung vor Ort bei Kunden
digitale Auftragserfassung im Unternehmen
Smartphone App für digitale Auftragserfassung
Aufträge digital per App erfassen

Merkmale der Auftragserfassung App

  • Verwaltung aller Aufträge in der App
  • Erfassung der Auftragsdaten in der App
  • Vollständigkeitsprüfung der Dateneingabe in der App
  • Identifikation des Kunden per NFC, QR- oder Barcode
  • automatische Identifikation des Kunden per GPS (Geofence)
  • automatischer Datendownload aus der cloudbasierten Datenbank
  • offline-fähige Nutzung der App nach Datendownload
  • Erfassung von Neukunden und neuen Aufträgen in der App
  • Erfassung der Arbeitszeit für den Auftrag in der App
  • Protokollierung des angemeldeten Benutzers in der App
  • Protokollierung des Zeitstempels der GPS Position
  • Dokumentation des Auftrags per Foto und Video
  • elektronische Unterschrift des Kunden in der App
  • automatische Datenübertragung per GSM oder WLAN
  • Email-Versand der Auftragsbestätigung (PDF)
  • Versand neuer Auftragslisten vom Webportal an das Smartphone
  • PUSH-Meldung für eingehende dringende Aufträge

Vorteile der Auftragserfassung App

  • kein zeitraubendes Ausfüllen von Papierformularen
  • keine nachträgliche Digitalisierung der Auftragsformulare
  • keine Zeitverzögerung mehr bei der Rechnungslegung
  • lückenlose digitale Dokumentation des gesamten Auftrags
  • Erstellung von Touren- und Auftragslisten für den Mitarbeiter
  • Online-Übersicht des aktuellen Auftrag-Status (erledigt / offen)
  • Online-Übersicht des aktuellen Mitarbeiter-Status (frei / besetzt)
  • Landkartenanzeige aller Auftragsorte und Standorte der Mitarbeiter
  • Standortabfrage des Mitarbeiters durch Handyortung (PUSH-Meldung)
  • Datenexport als Excel, CSV oder PDF in ihre EDV und Faktura
  • Datenimport von Stammdaten aus ihrer EDV in das Webportal
  • autom. Datensynchronisation zwischen Smartphone und Webportal
  • mehrsprachige Bedienoberfläche des Webportals und der App
  • zeitlich unbegrenzte Datenhistorie und Datenspeicherung
  • umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen
  • Historie aller Aufträge pro Mitarbeiter
  • Historie aller Aufträge pro Kunde (Archiv)

Webbasierte Digitalisierungslösung für die Auswertung digital erfasster Aufträge

Aufträge und Auftragserfassung der Mitarbeiter digital auswerten Für unsere Digitalisierungslösung zur digitalen Auftragserfassung müssen Sie keine komplizierte oder teure Software kaufen und auf Ihrem PC installieren. Sie benötigen nur einen PC oder Laptop mit Internetzugang, ein Android-Smartphone oder Tablet sowie eine Email-Adresse. Nachdem die von uns programmierte Business App auf dem Smartphone des Mitarbeiters installiert ist, kann dieser sofort mit der digitalen Auftragserfassung beginnen. Im Webportal können Sie jederzeit auf alle erfassten Auftragsdaten zugreifen.
Per Datenimport können Stammdaten z.B. neue Kunden oder Aufträge aus ihrer EDV in das Webportal und die cloudbasierte Datenbank übertragen werden. Die Synchronisierung und Datenweiterleitung an das Smartphone des Mitarbeiters erfolgt dabei vollkommen automatisch. Per Datenexport können bearbeitete Aufträge und erfasste Auftragsdaten vom Smartphone des Mitarbeiters über das Webportal zurück in ihre EDV, Faktura oder Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Die Daten im Webportal können nach verschiedenen Parametern und gefiltert werden und ermöglichen eine zeitlich und historisch unbegrenzte Auswertung aller Aufträge ihrer mobilen Mitarbeiter vor Ort bei Kunden. Damit Sie unsere Digitalisierungslösung und die Business Apps nutzen können, benötigen Sie einen gültigen Account für unser Webportal, den Sie nach Vertragsabschluss von uns erhalten. Für die Programmierung ihrer Mitarbeiter App benötigen wir ein Lastenheft oder die bisher verwendeten Papierformulare als Muster für die digitale Datenerfassung.
Bei uns erhalten Sie Digitalisierungslösungen mit individuell programmierten und maßgeschneiderten Business Apps für die Geschäftsprozesse in ihrem Betrieb sowie Telematiklösungen mit GPS Tracking für ihre Fahrzeugflotte oder ihren Maschinenpark aus einer Hand.
Wir sind ihr Partner für Telematik und Digitalisierung und alle damit verbundenen technischen Zukunftsfragen.