Digitales Wartungsprotokoll für Mitarbeiter

digitales Wartungsprotokoll und digitaler Wartungsbericht für Mitarbeiter

Wartungsprotokolle digital per Smartphone App erfassen

Wenn Mitarbeiter bei Kunden Wartungsarbeiten erledigen, muss dafür in der Regel auch ein Wartungsprotokoll erstellt werden.
Darin muss der Mitarbeiter rechtssicher der Wartungstermin, die Prüfvorschriften und die durchgeführten Wartungsarbeiten erfassen und dokumentieren. Falsche oder fehlende Angaben im Wartungsbericht führen im eventuellen Störungsfall sonst später zu Streitigkeiten mit dem Auftraggeber oder zur Haftung des Auftragnehmers.
Mit unserer Digitalisierungslösung für Wartungsprotokolle realisieren Mitarbeiter die lückenlose digitale Erfassung durchgeführter Wartungsarbeiten mit dem Smartphone oder Tablet und der Business App. Das Ausfüllen von Wartungsformularen in Papierform kann komplett entfallen.
Papierkram ade !

Wir programmieren ihre Business App für das Wartungsprotokoll nach ihren Vorgaben

Der Mitarbeiter kann den Kunden im Menü der App auswählen oder ganz einfach vor Ort identifizieren.
Die Identifikation des Kunden erfolgt automatisch durch die GPS Koordinate der Kundenadresse (Geofence) oder manuell an einem vor Ort angebrachten kleinen NFC-Button (Aufkleber), welcher einfach mit dem Smartphone gescannt wird. Bestehende Kundennummern, Auftragsnummern, QR- oder Barcodes die im Wartungsauftrag hinterlegt sind, können ebenfalls eingegeben oder gescannt werden. Handelt es sich um einen Neukunden, kann der Mitarbeiter diesen auch gleich mit allen Stammdaten und den zukünftigen Wartungsintervall in der Kalenderfunktion der App neu anlegen und abspeichern. Neue Wartungsaufträge bei Kunden, für den nächsten Tag oder die kommende Woche, werden vom Webportal einfach als Tourenliste an das Smartphone des Mitarbeiters gesendet. Die Wartungsaufträge die beim Kunden zu erledigen sind, wählt der Mitarbeiter in der App aus und arbeitet diese gemäß den Prüfvorschriften ab. Die Wartungsprotokoll App funktioniert dabei online und offline.
Bei der Erfassung der durchgeführten Wartungsarbeiten im Wartungsprotokoll prüft die App automatisch die Plausibilität und Vollständigkeit der Daten, damit nichts vergessen wird und keine Fehler bei der Dateneingabe entstehen. Individuelle Bemerkungen zum durchgeführten Wartungsauftrag beim Kunden kann der Mitarbeiter in der App in einem Freitextfeld eingeben. Zum Abschluss kann der Mitarbeiter noch ein paar Fotos oder ein Video zur Dokumentation der Wartungsarbeiten machen und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone erfassen.
Mit dem Absenden des digitalen Wartungsprotokolls wird auch der Zeitstempel und die GPS Position vom Smartphone oder Tablet an die cloudbasierte Datenbank übertragen. Im Webportal können Sie live verfolgen welche Mitarbeiter gerade bei welchen Kunden im Einsatz sind. Die digital übermittelten Wartungsprotokolle können Sie sofort kontrollieren, auswerten und ohne weiteren Zeitverzug in ihrer EDV abrechnen.


App Beipiel für digitales Wartungsprotokoll

digitaler Wartungsbericht per Smartphone App
digitales Wartungsprotokoll per Smartphone App
Wartungsbericht Wartungsprotokoll Wartungsarbeiten digital erfasssen

Merkmale der Wartungsprotokoll App

  • Verwaltung aller Wartungsintervalle in der App
  • Erfassung der Wartungsarbeiten in der App
  • Vollständigkeitsprüfung der Dateneingabe in der App
  • Identifikation des Kunden per NFC, QR- oder Barcode
  • automatische Identifikation des Kunden per GPS (Geofence)
  • automatischer Datendownload aus der cloudbasierten Datenbank
  • offline-fähige Nutzung der App nach Datendownload
  • Erfassung von Neukunden und neuen Wartungsaufträgen in der App
  • Erfassung der Arbeitszeit für die Wartungsarbeiten in der App
  • Protokollierung des angemeldeten Benutzers in der App
  • Protokollierung des Zeitstempels der GPS-Position
  • Dokumentation der Wartungsarbeiten per Foto und Video
  • elektronische Unterschrift des Kunden in der App
  • automatische Datenübertragung per GSM oder WLAN
  • Email-Versand des Wartungsprotokolls (PDF)
  • Versand neuer Wartungsaufträge vom Webportal an das Smartphone
  • PUSH-Meldung für eingehende dringende Wartungsaufträge

Vorteile der Wartungsprotokoll App

  • kein zeitraubendes Ausfüllen von Wartungsformularen in Papierform
  • keine nachträgliche Digitalisierung der Wartungsformulare
  • keine Zeitverzögerung mehr bei der Rechnungslegung
  • lückenlose digitale Dokumentation der gesamten Wartungsarbeiten
  • Erstellung von Tourenlisten gemäß der Wartungsintervalle bei Kunden
  • Online-Übersicht der aktuellen Wartungsintervalle (erledigt / offen)
  • Online-Übersicht des aktuellen Mitarbeiterstatus (frei / besetzt)
  • Landkartenanzeige der Standorte aller Kunden und Mitarbeiter
  • Standortabfrage des Mitarbeiters durch Handyortung (PUSH-Meldung)
  • Datenexport als Excel, CSV oder PDF in ihre EDV und Faktura
  • Datenimport von Stammdaten aus ihrer EDV in das Webportal
  • autom. Datensynchronisation zwischen Smartphone und Webportal
  • mehrsprachige Bedienoberfläche des Webportals und der App
  • zeitlich unbegrenzte Datenhistorie und Datenspeicherung
  • umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen im Webportal
  • Historie aller Wartungsaufträge pro Mitarbeiter
  • Historie aller Wartungsintervalle pro Kunde (Archiv)

Webbasierte Digitalisierungslösung für die Auswertung digital erfasster Wartungsprotokolle und Wartungsberichte

Wartungsbericht, Wartungsprotokoll und Wartungsarbeiten digital auswerten Für unsere Digitalisierungslösung zur digitalen Erfassung der Wartungsprotokolle müssen Sie keine komplizierte oder teure Software kaufen und auf Ihrem PC installieren. Sie benötigen nur einen PC oder Laptop mit Internetzugang, ein Android-Smartphone oder Tablet sowie eine Email-Adresse. Nachdem die von uns programmierte Business App auf dem Smartphone installiert ist, kann der Mitarbeiter sofort mit der digitalen Erfassung der Wartungsprotokolle beim Kunden beginnen. Im Webportal können Sie jederzeit auf alle erfassten Daten im Wartungsbericht zugreifen.
Per Datenimport können Stammdaten z.B. neue Kunden oder Wartungsaufträge aus ihrer EDV in das Webportal und die cloudbasierte Datenbank übertragen werden. Die Synchronisierung und Datenweiterleitung an das Smartphone des Mitarbeiters erfolgt dabei vollkommen automatisch.
Per Datenexport können erledigte Wartungsaufträge vom Smartphone des Mitarbeiters über das Webportal zurück in ihre EDV, Faktura oder Lohnbuchhaltung zurück übertragen werden.

Die Daten im Webportal können nach verschiedenen Parametern und gefiltert werden und ermöglichen eine zeitlich und historisch unbegrenzte Auswertung aller Wartungsprotokolle ihrer Mitarbeiter vor Ort bei Kunden. Damit Sie unsere Digitalisierungslösung und die Business Apps nutzen können, benötigen Sie einen gültigen Account für unser Webportal, den Sie nach Vertragsabschluss von uns erhalten. Für die Programmierung ihrer Mitarbeiter App benötigen wir ein Lastenheft oder die bisher verwendeten Papierformulare als Muster für die digitale Datenerfassung.
Bei uns erhalten Sie Digitalisierungslösungen mit individuell programmierten und maßgeschneiderten Business Apps für die Geschäftsprozesse in ihrem Betrieb sowie Telematiklösungen mit GPS Tracking für ihre Fahrzeugflotte oder ihren Maschinenpark aus einer Hand.
Wir sind ihr Partner für individuelle und firmenspezifische Telematik- und Digitalisierungslösungen.