Digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter

digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter

Arbeitszeiten digital per Smartphone App erfassen

Wenn Mitarbeiter bei Kunden arbeiten, müssen diese die geleisteten Arbeitsstunden vor Ort erfassen und dokumentieren.
Bei der Zeiterfassung muss rechtssicher der Arbeitsort, der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende dokumentiert werden. Falsche oder nicht nachvollziehbare Angaben im Stundenzettel führen oft zu Rückfragen beim Arbeitnehmer und im schlimmsten Fall zu Streitigkeiten mit dem Auftraggeber oder dem Zoll, wenn es auch noch um den Mindestlohnnachweis geht.
Mit unserer Digitalisierungslösung für die digitale Zeiterfassung realisieren Mitarbeiter die lückenlose digitale Erfassung der Arbeitszeit mit einem Smartphone oder Tablet und der Business App. Das Ausfüllen von Stundenzetteln in Papierform kann komplett entfallen.
Papierkram ade !

Wir programmieren ihre Business App für die Zeiterfassung nach ihren Vorgaben

Der Mitarbeiter kann den Arbeitsort beim Kunden im Menü der App auswählen oder ganz einfach per NFC identifizieren.
Die Identifikation des Kunden erfolgt automatisch durch die GPS Koordinate der Kundenadresse (Geofence) oder manuell durch einen am Arbeitsort angebrachten kleinen NFC-Button (Aufkleber), welcher einfach mit dem Smartphone gescannt wird. Bestehende Kundennummern, Auftragsnummern, QR- oder Barcodes die im Arbeitsauftrag hinterlegt sind, können ebenfalls eingegeben oder gescannt werden. Handelt es sich um einen Neukunden, kann der Mitarbeiter diesen auch gleich mit allen Stammdaten in der App neu anlegen und abspeichern.
Die Zeiterfassung App funktioniert dabei online und offline.
Für den Arbeitsbeginn tippt der Mitarbeiter im Menü der Zeiterfassung App auf LOGIN und für das Arbeitsende auf LOGOUT. Pausenzeiten können mit der Zeiterfassung App ebenfalls erfasst werden. Alternativ kann auch hier wieder ein NFC-Button gescannt werden, mit dem der Login und Logout mit dem Kommen und Gehen am Arbeitsort automatisch erfasst wird. Bei der Erfassung der Arbeitsstunden prüft die App automatisch die Plausibilität und Vollständigkeit der Daten, damit nichts vergessen wird und der keine Fehler bei der Dateneingabe entstehen. Automatisch werden die hinterlegte zulässige Tages- und Wochenarbeitszeit, die aktuelle Überstundenzahl sowie die Urlaubstage und Krankentage in der App angezeigt. Bemerkungen zur Arbeitszeit kann der Mitarbeiter in einem Freitextfeld eingeben. Zum Abschluss kann der Mitarbeiter noch ein paar Fotos oder ein Video zur Dokumentation vom Arbeitsort machen und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone erfassen.
Mit dem Absenden des digitalen Arbeitszeitberichtes wird auch der Zeitstempel und die GPS Position vom Smartphone oder Tablet an die cloudbasierte Datenbank übertragen. Im Webportal können Sie die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter sofort kontrollieren und auswerten und ohne weiteren Zeitverzug in ihrer EDV und Lohnbuchhaltung abrechnen.


App Beipiel für Zeiterfassung

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Merkmale der Zeiterfassung App

  • Verwaltung aller Arbeitsorte (Kunden) in der App
  • Erfassung der Arbeitszeiten und Pausenzeiten in der App
  • Vollständigkeitsprüfung der Dateneingabe in der App
  • Identifikation des Kunden per NFC, QR- oder Barcode
  • automatische Identifikation des Kunden per GPS (Geofence)
  • automatischer Datendownload aus der cloudbasierten Datenbank
  • offline-fähige Nutzung der App nach Datendownload
  • Erfassung von Neukunden und neuen Arbeitsorten in der App
  • Erfassung der Arbeitszeit pro Auftrag in der App
  • Protokollierung des angemeldeten Benutzers in der App
  • Protokollierung des Zeitstempels der GPS-Position
  • Dokumentation des Arbeitsortes per Foto und Video
  • elektronische Unterschrift des Kunden in der App
  • automatische Datenübertragung per GSM oder WLAN
  • Email-Versand der Wochenarbeitsliste (PDF)
  • Datenimport von neuen Arbeitsorten (Kunden) aus dem Webportal
  • PUSH-Meldung für eingehende dringende Aufträge

Vorteile der Zeiterfassung App

  • kein zeitraubendes Ausfüllen von Stundenzetteln
  • keine nachträgliche Digitalisierung der Stundenzettel
  • lückenlose digitale Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden
  • Übersicht aller Buchungen des Mitarbeiters mit Login und Logout
  • Übersicht der Arbeitstage, Urlaubstage und aktuellen Überstunden
  • Online-Anzeige des Mitarbeiterstatus (ARBEIT, PAUSE, URLAUB, KRANK)
  • Landkartenanzeige des aktuellen Arbeitsorts des Mitarbeiters
  • Standortabfrage des Mitarbeiters durch Handyortung (PUSH-Meldung)
  • Datenexport als Excel, CSV oder PDF in ihre EDV und Faktura
  • Datenimport von Stammdaten aus ihrer EDV in das Webportal
  • autom. Datensynchronisation zwischen Smartphone und Webportal
  • mehrsprachige Bedienoberfläche des Webportals und der App
  • zeitlich unbegrenzte Datenhistorie und Datenspeicherung
  • umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen
  • Historie aller Arbeitstage des Mitarbeiters
  • Historie aller Arbeitsorte (Kunde) des Mitarbeiters

Webbasierte Digitalisierungslösung für die Auswertung digital erfasster Arbeitszeiten

Arbeitszeiten und Arbeitstunden der Mitarbeiter digital auswerten Für unsere Digitalisierungslösung zur digitalen Erfassung der Arbeitszeiten müssen Sie keine komplizierte oder teure Software kaufen und auf Ihrem PC installieren. Sie benötigen nur einen PC oder Laptop mit Internetzugang, ein Android-Smartphone oder Tablet sowie eine Email-Adresse. Nachdem die von uns programmierte Business App auf dem Smartphone installiert ist, kann der Mitarbeiter sofort mit der digitalen Zeiterfassung seiner Arbeitsstunden beginnen. Im Webportal können Sie jederzeit auf alle erfassten Daten der Zeiterfassung zugreifen.
Per Datenimport können Stammdaten für z.B. Mitarbeiter, Kunden oder Arbeitsaufträge aus ihrer EDV in das Webportal und die cloudbasierte Datenbank übertragen werden. Die Synchronisierung und Datenweiterleitung an das Smartphone des Mitarbeiters erfolgt dabei vollkommen automatisch. Per Datenexport können erfasste Arbeitsstunden und Arbeitsaufträge vom Smartphone des Mitarbeiters über das Webportal zurück in ihre EDV, Faktura oder Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Die Daten im Webportal können nach verschiedenen Parametern und gefiltert werden und ermöglichen eine zeitlich und historisch unbegrenzte Auswertung aller Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vor Ort bei Kunden. Damit Sie unsere Digitalisierungslösung und die Business Apps nutzen können, benötigen Sie einen gültigen Account für unser Webportal, den Sie nach Vertragsabschluss von uns erhalten. Für die Programmierung ihrer Mitarbeiter App benötigen wir ein Lastenheft oder die bisher verwendeten Papierformulare als Muster für die digitale Datenerfassung.
Bei uns erhalten Sie Digitalisierungslösungen mit individuell programmierten und maßgeschneiderten Business Apps für die Geschäftsprozesse in ihrem Betrieb sowie Telematiklösungen mit GPS Tracking für ihre Fahrzeugflotte oder ihren Maschinenpark aus einer Hand.
Wir sind ihr Partner für individuelle und firmenspezifische Telematik- und Digitalisierungslösungen.