Digitaler Leistungsnachweis für Mitarbeiter

digitaler Leistungsnachweis für Mitarbeiter

Leistungsnachweise digital per Smartphone App erfassen

Oft müssen Mitarbeiter erbrachte Leistungen vor Ort beim Kunden detailliert erfassen und nachweisen, um diese später abrechnen zu können.
Neben Mengen, Flächen, Stückzahlen und Material muss auch die aufgewendete Arbeitszeit im Leistungsnachweis erfasst werden. Falsche oder fehlende Angaben führen dabei oft zu Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Streitigkeiten mit dem Auftraggeber.
Mit unserer Digitalisierungslösung für den Leistungsnachweis realisieren Mitarbeiter die lückenlose digitale Erfassung durchgeführter Arbeiten mit dem Smartphone oder Tablet und der Business App. Das Ausfüllen von Leistungsnachweisen in Papierform kann komplett entfallen.
Papierkram ade !

Wir programmieren ihre Business App für den Leistungsnachweis nach ihren Vorgaben

Der Mitarbeiter kann den Kunden im Menü der App auswählen oder ganz einfach vor Ort identifizieren.
Die Identifikation des Kunden erfolgt automatisch durch die GPS Koordinate der Kundenadresse (Geofence) oder manuell an einem vor Ort angebrachten kleinen NFC-Button (Aufkleber), welcher einfach mit dem Smartphone gescannt wird. Bestehende Kundennummern, Auftragsnummern, QR- oder Barcodes die im Auftrag hinterlegt sind, können ebenfalls eingegeben oder gescannt werden. Handelt es sich um einen Neukunden, kann der Mitarbeiter diesen auch gleich mit allen Stammdaten in der App neu anlegen und abspeichern.
Neue Aufträge bei Kunden, für den nächsten Tag oder die kommende Woche, werden vom Webportal einfach als Tourenliste an das Smartphone des Mitarbeiters gesendet. Die Aufträge die beim Kunden zu erledigen sind, wählt der Mitarbeiter in der App aus und arbeitet diese ab.
Die Leistungsnachweis App funktioniert dabei online und offline.
Bei der Erfassung der durchgeführten Arbeiten im Leistungsnachweis prüft die App automatisch die Plausibilität und Vollständigkeit der Daten, damit nichts vergessen wird und der keine Fehler bei der Dateneingabe entstehen. Individuelle Bemerkungen zum Leistungsnachweis kann der Mitarbeiter in der App in einem Freitextfeld eingeben. Zum Abschluss kann der Mitarbeiter noch ein paar Fotos oder ein Video zur Dokumentation der Arbeiten machen und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone erfassen.
Mit dem Absenden des digitalen Leitungsnachweises wird auch der Zeitstempel und die GPS Position vom Smartphone oder Tablet an die cloudbasierte Datenbank übertragen. Im Webportal können Sie live verfolgen welche Mitarbeiter gerade bei welchen Kunden im Einsatz sind. Die digital übermittelten Leistungsnachweise können Sie sofort kontrollieren, auswerten und ohne weiteren Zeitverzug in ihrer EDV abrechnen.


App Beipiel für digitalen Leistungsnachweis

digitaler Leistungsnachweis im Betrieb
digitaler Leistungsnachweis vor Ort bei Kunden
digitaler Leistungsnachweis im Unternehmen
Leistungen und Arbeiten digital per App erfassen
Smartphone App für digitalen Leistungsnachweis
digitale Datenerfassung für Leistungsnachweis

Merkmale der Leistungsnachweise App

  • Verwaltung aller Leistungsnachweise in der App
  • Erfassung der durchgeführten Arbeiten in der App
  • Vollständigkeitsprüfung der Dateneingabe in der App
  • Identifikation des Kunden per NFC, QR- oder Barcode
  • automatische Identifikation des Kunden per GPS (Geofence)
  • automatischer Datendownload aus der cloudbasierten Datenbank
  • offline-fähige Nutzung der App nach Datendownload
  • Erfassung von Neukunden und neuen Aufträgen in der App
  • Erfassung der Arbeitszeit im Leistungsnachweis
  • Protokollierung des angemeldeten Benutzers in der App
  • Protokollierung des Zeitstempels der GPS-Position
  • Dokumentation des Leistungsnachweises mit Foto und Video
  • elektronische Unterschrift des Kunden in der App
  • automatische Datenübertragung per GSM oder WLAN
  • Email-Versand des Leistungsnachweis (PDF)
  • Versand neuer Aufträge vom Webportal an das Smartphone
  • PUSH-Meldung für eingehende dringende Aufträge

Vorteile der Leistungsnachweise App

  • kein zeitraubendes Ausfüllen von Papierformularen
  • keine nachträgliche Digitalisierung der Leistungsnachweise
  • keine Zeitverzögerung bei der Rechnungslegung
  • lückenlose digitale Dokumentation der durchgeführten Arbeiten
  • Erstellung von neuen Tourenlisten für den Mitarbeiter
  • Online-Übersicht des aktuellen Auftragsstatus (erledigt / offen)
  • Online-Übersicht des aktuellen Mitarbeiterstatus (frei / besetzt)
  • Landkartenanzeige des aktuellen Standortes aller Mitarbeiter
  • Standortabfrage des Mitarbeiters durch Handyortung (PUSH-Meldung)
  • Datenexport als Excel, CSV oder PDF in ihre EDV und Faktura
  • Datenimport von Stammdaten aus ihrer EDV in das Webportal
  • autom. Datensynchronisation zwischen Smartphone und Webportal
  • mehrsprachige Bedienoberfläche des Webportals und der App
  • zeitlich unbegrenzte Datenhistorie und Datenspeicherung
  • umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen im Webportal
  • Historie aller Leistungsnachweise pro Mitarbeiter
  • Historie aller Leistungsnachweise pro Kunde (Archiv)

Webbasierte Digitalisierungslösung für die Auswertung digital erfasster Leistungsnachweise

Leistungsnachweise und Arbeiten digital auswerten und abrechnen Für unsere Digitalisierungslösung zur digitalen Erfassung der Leistungsnachweise müssen Sie keine komplizierte oder teure Software kaufen und auf Ihrem PC installieren. Sie benötigen nur einen PC oder Laptop mit Internetzugang, ein Android-Smartphone oder Tablet sowie eine Email-Adresse. Nachdem die von uns programmierte Business App auf dem Smartphone installiert ist, kann der Mitarbeiter sofort mit der digitalen Erfassung der Leistungsnachweise beginnen. Im Webportal können Sie jederzeit auf alle erfassten Daten der Leistungsnachweise zugreifen.
Per Datenimport können Stammdaten z.B. neue Kunden oder Aufträge aus ihrer EDV in das Webportal und die cloudbasierte Datenbank übertragen werden. Die Synchronisierung und Datenweiterleitung an das Smartphone des Mitarbeiters erfolgt dabei vollkommen automatisch. Per Datenexport können bearbeitete Aufträge und erfasste Leistungsnachweise vom Smartphone des Mitarbeiters über das Webportal zurück in ihre EDV, Faktura oder Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Die Daten im Webportal können nach verschiedenen Parametern und gefiltert werden und ermöglichen eine zeitlich und historisch unbegrenzte Auswertung aller Leistungsnachweise ihrer Mitarbeiter vor Ort bei Kunden. Damit Sie unsere Digitalisierungslösung und die Business Apps nutzen können, benötigen Sie einen gültigen Account für unser Webportal, den Sie nach Vertragsabschluss von uns erhalten. Für die Programmierung ihrer Mitarbeiter App benötigen wir ein Lastenheft oder die bisher verwendeten Papierformulare als Muster für die digitale Datenerfassung.
Bei uns erhalten Sie Digitalisierungslösungen mit individuell programmierten und maßgeschneiderten Business Apps für die Geschäftsprozesse in ihrem Betrieb sowie Telematiklösungen mit GPS Tracking für ihre Fahrzeugflotte oder ihren Maschinenpark aus einer Hand.
Wir sind ihr Partner für individuelle und firmenspezifische Telematik- und Digitalisierungslösungen.